HOME>特集>デジタルデータにしてもらえば便利に活用可能

作業してもらうものを選定しよう

紙に記載してある文書をパソコンなどの機器で便利に使えるようにするために、デジタルデータへと変換することを電子化といいます。電子化を専門としている業者があるので、多くの文書をデジタルデータにしたいのなら、自社で行うのではなく頼むようにしましょう。そして、業者に電子化をして欲しいのなら、まずはデジタルデータにすべき文書の選定をきちんと行わなければいけません。それは一枚あたりで料金が発生するケースが多いため、ムダなものまで電子化してもらうと余計な費用がかかってしまうからです。

ノンストップで作業してくれる

電子化して欲しい文書がハッキリとしたのなら、それらすべてを業者に引き渡しましょう。引き渡すまえに守秘義務の契約をしておけば、外部漏洩などのセキュリティー関連で心配することもなくなります。業者は文書を受け取ったら、電子化をノンストップで行ってくれるので、デジタルデータになって帰ってくるのを待ちましょう。ちなみに、デジタルデータにしてもらったあとの紙の文書は、返却してもらうこともできますし、捨ててもらうこともできます。後々困らないためにも、どちらにするか依頼するときに決めておいて、契約時にしっかりと伝えるようにしましょう。

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